10 Chiến thuật giúp bạn làm việc thông minh hơn

1. Định luật Parkinson

“Nếu bạn đợi đến phút cuối mới bắt đầu làm việc, thì việc đó sẽ chỉ mất một vài phút để hoàn thành,” là những gì Cyril Northcote Parkinson đã quan sát được. Chúng ta đều đã trải qua Định luật Parkinson. Chúng ta đều vật lộn trong suốt một tháng để thực hiện một dự án, và rồi thật kỳ diệu, chúng ta hoàn tất dự án đó chỉ trong tuần cuối cùng.

Định luật này cung cấp một đòn bẩy tuyệt vời cho sự hiệu quả: áp dụng những deadlines ngắn hơn cho một công việc nào đó, hay sắp xếp một cuộc gặp mặt sớm hơn. Hãy tìm khoảng thời gian mà bạn năng suất nhất để làm những việc đó bởi vì việc được làm trong lúc vội vã có thể trở nên rất cẩu thả.

2. Hãy tìm dòng suy nghĩ của bạn

Đối với những vận động viên, trạng thái này này được gọi là “in the zone,” khi mà bạn tập trung đến nỗi hoàn toàn tê liệt với bất cứ sự xao nhãng nào. Đó là trạng thái mà chúng ta đều có thể bước vào.

Nghiên cứu của Mihaly Csikzentmihalyi được tập trung vào trạng thái dòng suy nghĩ giúp tối ưu hóa hiệu quả làm việc của chúng ta bằng cách tìm ra sự cân bằng giữa thử thách và kỹ năng. Nếu công việc quá thách thức và vượt ra ngoài kỹ năng của chúng ta, chúng ta sẽ trở nên lo lắng và bực bội, nhưng nếu công việc không đủ độ khó, chúng ta lại cảm thấy nhàm chán.

3. Hãy làm từng việc một

Có rất nhiều ví dụ cho thấy làm nhiều việc cùng một lúc (multi-tasking) là không tốt. Một nghiên cứu đã phát hiện ra rằng ngay cả những người vừa đi bộ vừa nói chuyện điện thoại đều dễ đâm vào người khác hơn và rất dễ bị mất tập trung, nhiều người thậm chí còn không thể nhận ra một chú hề lái xe đạp 1 bánh đang lao tới.

Tuy nhiên, bảo một doanh nhân khởi nghiệp đừng làm nhiều việc cùng một lúc cũng giống như bảo một chú lợn tránh xa khỏi bùn vậy. Như sự thật là, làm nhiều việc cùng một lúc thực chất là cách nói khác đi của việc “chuyển từ việc này sang việc kia” (task-switching). Vấn đề là cuối cùng bạn sẽ để bản thân bị chi phối bởi quá nhiều dự án dang dở. Một câu nói hay về việc tập trung của Alexander Graham Bell như sau: “Hãy tập trung tất cả suy nghĩ vào công việc bạn đang làm, ánh nắng mặt trời sẽ không đủ sức thiêu cháy cho đến khi tập trung chiếu vào một chỗ.”

4. Quy tắc 2-Phút

Theo cuốn Getting Things Done của David Allen, ông giải thích rằng những người năng suất nhất sẽ tận dụng từng khoảng thời gian nhỏ có sẵn trong từng ngày. Chuẩn bị một danh sách những công việc 2 phút để tận dụng bất cứ khi nào có thời gian rảnh sẽ tăng năng suất của bạn. Dọn dẹp hộp thư đến, kiểm tra voicemail, chấp nhận một yêu cầu, tất cả được viết ngắn gọn trong thời khóa biểu của bạn, sẽ giúp tăng hiệu suất của bạn và dọn đường cho những công việc lớn hơn.

Một nguyên nhân quan trọng gây ra sự trì hoãn nằm ở việc suy nghĩ quá nhiều về bước tiếp theo phải làm. Theo Allen, khi đó, thời gian thực hiện bước đó còn ít hơn là thời gian được dành để suy nghĩ về nó.

5. Làm việc theo đồng hồ sinh học của bạn

Những tế bào thần kinh trong não chúng ta điều khiển nhịp sinh học, điều này ảnh hưởng đến chu kỳ ngủ – thức, việc giải phóng hormone, các cảm xúc và mức độ năng lượng. Việc thường xuyên hoạt động lệch nhịp sinh học (chẳng hạn như những phi công quốc tế) gây ra suy nhược.

Sự hiệu quả nằm ở chỗ kết hợp hài hòa công việc cụ thể với những khoảng thời gian đỉnh điểm sinh học. Tiến sĩ Steve Kay nói rằng công việc phân tích thích hợp nhất với khoảng thời gian trong vòng 1 vài giờ sau khi thức dậy, khi mà việc tăng nhiệt độ cơ thể vào buổi sáng sẽ tăng lượng máu lên não.

Sự tỉnh táo sẽ bắt đầu đi xuống sau buổi trưa khi mà quá trình tiêu hóa đòi hỏi năng lượng. Khoảng thời gian này sẽ phù hợp nhất cho việc suy nghĩ sáng tạo, theo như Giáo sư Mareike Wieth.

Tập thể dục tăng hiệu suất của bạn. Tiến sĩ Gerard Kennedy nhận ra rằng các kỷ lục Olympic bị phá vỡ vào buổi chiều muộn nhiều hơn bất cứ thời gian nào. Sức mạnh cơ bắp, khả năng chứa khí của phổi, sự phối hợp mắt – tay và sự linh hoạt của các đốt tăng cao nhất từ 4 đến 6 giờ chiều.

3 việc nên làm để tối đa hóa các nỗ lực của bạn sẽ là: buổi sáng dành cho công việc phân tích, sau bữa trưa nên dành cho công việc sáng tạo, và các hoạt động thể chất nên tập trung vào buổi chiều tối từ 4 đến 6 giờ chiều.

6. Chế tạo ngược

Được áp dụng phổ biến nhất trong ngành máy móc công nghiệp và phần mềm máy tính, chế tạo ngược có thể được ứng dụng trong các lĩnh vực, sản phẩm và chiến lược khác nhau.

Chế tạo ngược là tách rời và phân tích các thành phần tạo nên tổng thể*. Tính hiệu quả không chỉ đến từ việc xem xét các phần liên quan với nhau như thế nào, mà còn đến từ khả năng làm việc trên từng phần bị tách rời. Tim Ferriss nhận ra sự nhanh chóng thành thạo điệu nhảy tango của mình thông qua việc chia nhỏ điệu nhảy, và việc học cả vai trò của bạn nhảy nữ bên cạnh vai trò của nam.

Những chuyên gia ngôn ngữ làm điều tương tự, chia một ngôn ngữ thành nhiều mảnh nhỏ và xem xét một cách tổng quát các cấu trúc ngữ pháp thông thường.

7. Bộ ba sức mạnh của “Ý chí”

Giáo sư trường Stanford Kelly McGonigal nói rằng chìa khóa dẫn đến việc đạt được mục tiêu là hiểu 3 sức mạnh của ý chí: Sẽ – Sẽ không – Muốn.

Sẽ không: Sức mạnh chống lại cám dỗ, như nói “không” với social media.

Sẽ: Sức mạnh này nghĩa là chọn một cách cư xử thay thế — gửi một mail xã giao nhưng với mục đích kết nối.

Muốn: Sức mạnh này là ghi nhớ mục đích, mục tiêu của bạn, ví dụ đó là mở rộng sự nghiệp, hoạt động kinh doanh hay lợi nhuận.

Sức mạnh ý chí giống như là cơ bắp vậy. Khi sử dụng cả 3 sức mạnh, chúng ta sẽ tăng gấp 3 khả năng thành công. Hãy nhớ: Kháng cự (cám dỗ), Thay thế (bằng sự lựa chọn khác), Ghi nhớ (mục tiêu của bạn).

8. 52 bật, 17 tắt

Là một doanh nhân khởi nghiệp có thể khiến bạn không có giờ giải lao. Những nghiên cứu gần đây cho thấy chỉ 1 trong 5 nhân viên có thể nghỉ ăn trưa, mặc cho bữa trưa có những lợi ích rõ ràng đối với bộ não mệt mỏi của chúng ta.

Vậy tỷ lệ làm việc/nghỉ ngơi hoàn hảo là bao nhiêu? Ứng dụng DeskTime theo dõi việc sử dụng máy tính của các nhân viên đã phát hiện ra rằng 10% những người năng suất nhất sẽ làm việc chăm chỉ trong vòng 52 phút, và rồi nghỉ ngơi trong vòng 17 phút. Điều này cũng được các nhà khoa học chứng minh, cụ thể liên quan đến các khoảng thời gian chú ý của chúng ta. Não bộ có thể tập trung tối đa 90 phút, và rồi cần 20 phút nghỉ ngơi. Những giờ nghỉ giải lao được tính toán trước tương đương với làm việc hiệu quả.

9. Tạo tư thế quyền lực

Giáo sư Amy Cuddy trong bài nói Ted của mình đã nhấn mạnh những phản ứng thần kinh và tâm lý do tư thế tạo ra. Việc tạo ra một tư thế thể hiện quyền lực giúp tăng testosterone (thúc đẩy sự tự tin, dám khẳng định mình, năng lượng) và giảm cortisol (tạo stress, căng thẳng, lo lắng). Một người tự tin, có hàm lượng testosterone cao sẽ năng suất hơn rất nhiều một người căng thẳng đầy cortisol. Não của chúng ta được kết nối để phản ứng với cách mà các bộ phận trong cơ thể hoạt động. Một nụ cười miễn cưỡng vẫn giải phóng endorphins. Kéo bản thân bạn ra khỏi đống hỗn độn tưởng tượng cũng đơn giản như kéo bạn ra khỏi đống hỗn độn vật chất vậy.

10. Quy trình tiến lên hợp lý

Một lời cảnh báo từ Eric Ries: “Nếu chúng ta đang xây dựng các sản phẩm sai lầm một cách thực sự hiệu quả, nó cũng giống như chúng ta đang lái xe xuống đáy vực và vẫn khoe khoang về khả năng tiết kiệm nhiên liệu tuyệt vời.”

Chiến lược này nghĩa là bạn phải tính toán và tỉnh táo với những nỗ lực của mình, với một mục tiêu và quá trình linh hoạt, thay vì cố định.