Kĩ năng thuyết trình là một kĩ năng hết sức cần thiết và quan trọng đối với nhiều người, kể cả khi còn đang đi học cũng như khi đi làm. Một người có khả năng thuyết trình tốt là người có thể trình bày, diễn đạt ý tưởng của mình một cách rõ ràng và cuốn hút người khác.

1. Định nghĩa về thuyết trình và kĩ năng thuyết trình

2. Các bước thuyết trình

A. Chuẩn bị thuyết trình

Đây là một bước quan trọng trong tiến trình thực hiện một bài thuyết trình. Chuẩn bị càng chu đáo, buổi thuyết trình sẽ càng suôn sẻ và góp phần nâng cao hiệu quả của bài thuyết trình.
Việc chuẩn bị thuyết trình bao gồm cả chuẩn bị về tâm lý, về nội dung và một số lĩnh vực khác.

– Lượng giá bản thân

Trước khi thuyết trình về một vấn đề nào đó, chúng ta cần phải tự đặt ra và tự trả lời hai câu hỏi sau:

+ Mình có đủ thông tin về vấn đề sắp trình bày không?
+ Mình có phù hợp với chủ để sắp trình bày không?

Nếu bạn không có đủ sự am hiểu và thông tin về chủ đề thuyết trình thì sẽ rất khó để thuyết phục người nghe và tạo sự tin tưởng ở người nghe. Thông thường, người nghe là những người đã có những hiểu biết nhất định hoặc ít nhất cũng là những người có sự quan tâm đến chủ đề thuyết trình. Do vậy, khi không có đủ kiến thức, người nghe sẽ rất dễ phát hiện ra những “lỗ hổng” của bạn để khai thác. Điều này có thể làm “hỏng” buổi thuyết trình của bạn, thậm chí là ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của bạn trước người khác.

Khi bạn thấy mình không phù hợp với chủ đề như sự không tương thích về hoàn cảnh, vị trí, chức danh, học vị… thì bạn nên cân nhắc thật kĩ trước khi thuyết trình. Ví dụ, bạn còn trẻ tuổi, chưa có kinh nghiệm về đời sống tâm lí vợ chồng thì sẽ “khập khiễng” khi bạn thuyết trình trước những người đã có gia đình về chủ đề “Nghệ thuật giữ gìn hạnh phúc vợ chồng”. Hay khi lĩnh vực chuyên môn của bạn là khoa học kĩ thuật thì bạn sẽ khó khăn khi thuyết trình về vấn đề giao tiếp… Nếu bạn thấy mình thật sự không phù hợp với chủ đề thì có lẽ, cách tốt nhất là bạn nên để cho một người khác phụ hợp hơn hoặc là bạn phải chuẩn bị thật kĩ trước khi thuyết trình.

– Tìm hiểu thông tin về người nghe

Đây là một việc làm thật sự cần thiết trước khi bắt đầu buổi thuyết trình. Người nghe chính là yếu tố quyết định nội dung và phương pháp của bài thuyết trình. Tùy vào đặc điểm, hoàn cảnh, nhu cầu của người nghe mà người thuyết trình sẽ có sự chuẩn bị và đáp ứng khác nhau. Nếu người thuyết trình không tìm hiểu và không có đủ thông tin về người nghe thì sẽ gặp khó khăn trong việc tương tác cũng như đáp ứng nhu cầu của họ. Khi tìm hiểu thông tin về người nghe, cần chú ý tìm hiểu trên những khía cạnh sau:

+ Những đặc điểm cá nhân

Giới tính, độ tuổi, giai cấp, tôn giáo, chính trị… Những thông tin này sẽ giúp cho người thuyết trình xác định được phong cách và phương pháp tiếp cận phù hợp với đối tượng. Đơn cử như nói chuyện cho nông nhân thì người thuyết trình phải có phong cách mộc mạc, giản dị hay khi nói chuyện với người lớn tuổi sẽ phải có những nhu cầu riêng so với khi nói trước những người trẻ tuổi.

+ Trình độ của người nghe

Cần phải xác định xem mặt bằng trình độ của người nghe ở mức nào để có sự chuẩn bị cho tương ứng. Thuyết trình trước giới trí thức đòi hỏi người thuyết trình phải có những lập luận hết sức logic, biện chứng và cơ sở khoa học rõ ràng còn khi nói chuyện với học sinh thì yếu tố thực tiễn, ứng dụng, sự hài hước, dí dỏm lại có phần quan trọng hơn.

+ Nhu cầu của người nghe

Đây là yếu tố cần phải quan tâm nhiều nhất khi tìm hiểu về người nghe. Người thuyết trình phải biết được nhu cầu của người nghe là gì. Có thể, người nghe sẽ có nhiều nhu cầu nhưng sẽ có một hay một số nhu cầu là quan trọng nhất và đó cũng chính là điều mà họ mong được đáp ứng nhất từ phía người thuyết trình. Một bài thuyết trình đáp ứng được nhu cầu của người nghe là một bài thuyết trình thành công.

– Xác định rõ mục đích của bài thuyết trình

Người thuyết trình cần phải đặt ra hàng loạt câu hỏi: mình thuyết trình vì mục đích gì? Đó là sự chia sẻ một ý tưởng mới hay một buổi nói chuyện mang tính định hướng hành vi, giáo dục… Mục đích thuyết trình sẽ là cơ sở để lựa chọn phương pháp và phương tiện thuyết trình cho phù hợp. Cụ thể như mục đích của bài thuyết trình về bảo vệ môi trường là tác động đến người nghe để họ nâng cao ý thức giữ gìn, bảo vệ môi trường thì yêu cầu về phương pháp chủ yếu là thuyết giảng mang tính trực quan để hướng đến nhận thức của người nghe. Trong khi đó, một bài thuyết trình về nghệ thuật ứng xử trong tình yêu thì phương pháp tình huống sẽ tỏ ra có hiệu quả hơn.

– Chuẩn bị bài thuyết trình

Một bài thuyết trình đầy đủ và trọn vẹn phải có ba phần: mở đầu, nội dung và kết luận. Hoạt động chuẩn bị nội dung thuyết trình tùy thuộc vào mỗi cá nhân nên sẽ có những cách thức khác nhau. Một số người phù hợp với cách chuẩn bị bài thuyết trình hoàn chỉnh và học thuộc hoặc đọc theo những nội dung đó. NHững người khác chọn cách thức chuẩn bị những nội dung chính, những điểm mấu chốt trước và sẽ khai triển những ý chi tiết, cụ thể trong quá trình thuyết trình. Cho dù là chuẩn bị theo cách nào thì việc chuẩn bị càng chu đáo bao nhiêu, bạn sẽ càng tự tin bấy nhiêu và điều này sẽ góp phần vào sự thành công của buổi thuyết trình.

+ Chuẩn bị phần mở đầu

Trong giao tiếp, ấn tượng ban đầu là hết sức quan trọng. Cũng tương tự như vậy, phần mở đầu bài thuyết trình là phần dễ gây ấn tượng cho người nghe nhiều nhất. Nếu phần mở đầu bài thuyết trình gây được những tác động tâm lí tích cực thì đó là điều kiện thuận lợi cho sự thành công chung của cả bài thuyết trình và ngược lại. Có nhiều cách khác nhau để mở đầu bài thuyết trình và người nói có thể chọn cho mình một cách phù hợp nhất.

+ Chuẩn bị phần nội dung thuyết trình

Đây chính là phần quan trọng nhất của bài thuyết trình, chứa đựng những thông tin, thông điệp mà người nói muốn chuyển tải đến người nghe. Khi chuẩn bị về nội dung, cần phải lưu ý một số vấn đề sau:

• Có một khung dàn ý ghi những ý chính cần nói. Việc chuẩn bị một bài thuyết trình đầy đủ, trọn vẹn không phải là một cách hay bởi nếu bạn chuẩn bị đầy đủ thì bạn lại dễ bị lệ thuộc vào nó và khi đó, bạn sẽ khó phát huy tính sáng tạo của mình. Việc chuẩn bị nội dung chỉ nên dừng lại ở việc ghi ra những ý chính, ý trọng tâm của bài nói chuyện. Trên cơ sở đó, khi tiến hành thuyết trình, người thuyết trình sẽ triển khai thành những ý cụ thể, chi tiết.

• Bên cạnh những khung dàn ý, người thuyết trình cần chuẩn bị thêm những dữ kiện, những số liệu để minh họa cho bài thuyết trình của mình. Một bài thuyết trình tốt khi đảm bảo đầy đủ cả hai yếu tố: nội dung phù hợp và có những số liệu minh họa sinh động, xác đáng. Tuy nhiên, hai phần này cần phải cân đối với nhau. Nếu nội dung quá nhiều mà không có minh họa sẽ làm cho bài thuyết trình trở nên khô cứng. Ngược lại, nếu phần minh họa quá nhiều thì lại khiến cho bài thuyết trình quá chi tiết, cụ thể.

Ngày nay, với sự tiến bộ của khoa học, kĩ thuật, người thuyết trình có thể ứng dụng công nghệ hiện đại để phục vụ cho việc thuyết trình. Đó có thể là sử dụng phần mềm powerpoint, các phần mềm đồ họa, website… để làm cho bài thuyết trình trở nên sinh động hơn, thu hút sự quan tâm, chú ý của người nghe. Mặc dù vậy, nếu quá lạm dụng công nghệ như tạo các hiệu ứng mới lạ cho bài thuyết trình có thể đem lại tác dụng ngược. Khi đó, người nghe sẽ chú ý đến những hiệu ứng mới lạ hơn là nội dung của bài thuyết trình.

Trong nội dung bài thuyết trình, người thuyết trình sắp xếp các ý cho logic, hợp lí. Phải xác định rõ, đâu là ý trọng tâm của bài nói chuyện và đâu là những ý minh họa thêm để có sự đầu tư thời gian cho hợp lí.

+ Chuẩn bị phần kết

Thời kết thúc bài thuyết trình là thời điểm thu hút sự tập trung chú ý của người nghe cũng như phần mở đầu của bài thuyết trình. Ở phần này, nguòthuyết trình cần phải tổng kết, nhấn mạnh lại những nội dung chính của bài thuyết trình để người nghe có thể ghi nhớ. Tùy theo nội dung bài thuyết trình mà người thuyết trình sẽ đưa ra những thông điệp, lời kêu gọi hoặc đề ra các nhiệm vụ cho người nghe thực hiện.

B. Tiến hành thuyết trình

Sau khi đã hoàn tất các khâu chuẩn bị, người thuyết trình sẽ bắt đầu phần thuyết trình của mình. Chuẩn bị càng chu đáo thì khả năng thuyết trình thành công sẽ càng cao. Khi thuyết trình, bạn cần chú ý những điều sau:

• Trang phục nghiêm túc, lịch sự, phù hợp với hoàn cảnh và khán giả.

• Khi bước lên vị trí thuyết trình, bạn cần giữ một phong thái bình thản, tự tin, vừa đi vừa giao tiếp bằng mắt với khán giả.

• Khi thuyết trình, giữ tư thế thẳng người, tiếp xúc mắt hợp lí và đều khắp khán giả. Cần tránh một số tư thế, động tác như: bỏ tay vào túi quần, khoanh tay, bẻ tay, gãi đầu, gãi tai… sẽ gây ấn tượng không tốt cho người nghe.

• Giới thiệu về bản thân trước khi bắt đầu bài thuyết trình. Nếu Ban tổ chức đã giới thiệu bạn thì bạn không cần phải giới thiệu lại. Nếu thấy còn thiếu thông tin thì bạn có thể bổ sung thêm để người nghe được rõ hơn. Tuy nhiên, phần giới thiệu về bản thân không nên quá dài dòng và thể hiện sự “phô trương” đối với người nghe.

• Giọng nói rõ ràng, có độ lớn vừa phải để người ngồi ở xa nhất có thể nghe được bạn nói tương đối rõ. Âm lượng của giọng nói không nên quá to mà cũng không nên quá nhỏ để người nghe không cần phải cố gắng cũng như không bị “tra tấn” về âm thanh.

• Tốc độ, nhịp độ nói cần có sự thay đổi: khi lớn – khi nhỏ, khi nhanh – khi chậm, khi trầm – khi bổng, tránh tình trạng duy trì một chất giọng đều đều từ đầu buổi đế cuối buổi sẽ dễ tạo ra sự nhàm chán cho người nghe.

• Nên có sự tương tác với khán giả một cách liên tục. Người thuyết trình phải luôn duy trì sự tương tác với người nghe thông qua ánh mắt, qua những câu hỏi dành cho khán giả. Bạn cần phải làm sao để mọi khán giả đều cảm nhận được rằng bạn có khả năng bao quát hầu hết mọi người.

• Có sự di chuyển vị trí một cách phù hợp. Một số cá nhân khi thuyết trình chọn cách đứng nguyên ở vị trí bục nói chuyện mà không di chuyển trong suốt buổi nói chuyện. Cách làm này sẽ dẫn đến sự mất tập trung của khán giả khi phải duy trì sự chú ý về một điểm trong thời gian quá lâu. Do vậy, người thuyết trình cần có sự di chuyển trong quá trình nói. Tùy theo địa điểm, vị trí của nơi thuyết trình mà người thuyết trình có thể di chuyển từ trên sân khấu xuống phía dưới khán giả hoặc di chuyển xung quanh sân khấu. Tuy vậy, người thuyế trình cũng không nên di chuyển quá nhiều và quá nhanh, có thể làm ảnh hưởng đến sự theo dõi của khán giá.

C. Kết thúc thuyết trình

Người thuyết trình cần phải biết kết thúc bài thuyết trình đúng thời điểm. Một buổi thuyết trình quá dài sẽ gây ra sự mệt mỏi cho người nghe. Ở phần kết thúc, người thuyết trình nên sử dụng một số từ kết thúc “điều cuối cùng là…”, “tóm lại là…”… để người nghe nhận biết được là buổi thuyết trình sắp kết thúc. Tuy vậy, cũng không nên đưa ra thông điệp kết thúc thuyết trình quá lộ liễu hay cứng nhắc. Ở phần này, người thuyết trình cần nhấn mạnh lại những ý trọng tâm cần ghi nhớ và những điều cần lưu ý đối với người nghe. Một điều không được quên nữa là người thuyết trình cần phải nói lời cảm ơn khán giả đã quan tâm, theo dõi bài thuyết trình của mình.