Ai cũng có 24 giờ một ngày, nhưng tùy thuộc vào lứa tuổi, lĩnh vực, năng lực, khối lượng công việc của mỗi người là khác nhau. Có những người chập tối là kê cao gối ngủ ngon, cũng có những người thức tới rạng sáng mà vẫn chưa xong việc.

Chẳng có cách nào “hack” nội công hay làm ngưng đọng thời gian để có thể giải quyết được nhiều công việc trong một chốc một lát. Tuy nhiên, việc thay thế vài thói quen cũ bằng một hệ thống quản lý thời gian khoa học có thể giúp bạn giải quyết được tình trạng “làm mãi không hết việc”.

“Làm việc năng suất hơn” tức là biết chọn việc mà làm, làm lúc nào, làm như thế nào để hoàn thành trong khoảng thời gian nhanh nhất; đó là chọn đúng những tác vụ liên quan trực tiếp đến mục tiêu công việc của bạn và kiểm soát được tỉ lệ giữa “đầu vào” và “đầu ra”. Để làm được điều đó, bạn cần phải trả lời được những câu hỏi sau?

Mọi thứ có đang thật sự gấp không?

Đầu tiên, bạn cần xác định được: việc gì là quan trọng nhất và là chìa khóa dẫn bạn đến cái đích của công việc, trong một khoảng thời gian nhanh nhất. Đừng nhầm lẫn “việc gấp” và việc quan trọng. Thử tưởng tượng mà xem, hậu quả sẽ là gì nếu bạn chọn một công việc để làm gấp nhưng hóa ra nó lại không cần thiết lắm, thay vì tập trung vào những tác vụ khác quan trọng hơn?

“Bí kíp quản lý thời gian hiệu quả là hãy tập trung vào những việc thật sự quan trọng và “tạm quên” từ “gấp” đi!” -Oliver Emberton-

Đây là một ý kiến vừa “chuẩn”, vừa sâu sắc. Không gì có thể phá hủy năng suất của bạn nhanh hơn từ “gấp”. Việc gấp mà còn không quan trọng nữa thì quả thật là một thảm họa.

Năm 1954, cố tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower đã từng phát biểu: “Tôi có hai vấn đề: một cái quan trọng, và một cái gấp gáp. Cái gấp gáp thì thường không quan trọng, còn việc gì thực sự quan trọng, chắc chắn không thể một chốc một lát mà xong được!”

Tách bạch việc quan trọng và việc gấp là điều không hề dễ dàng đối với nhiều người. Việc gấp luôn đòi hỏi chúng ta phải ở trong tình trạng online liên tục, canh điện thoại liên tục. Những người có thói quen trả lời tin nhắn nhanh, nhấc điện thoại sau 2 giây đổ chuông vẫn hay được ca ngợi là người “tập trung cho công việc”, “có trách nhiệm”. Nhưng xét theo khía cạnh khác, đây chính là sự xao nhãng. Việc thấp thỏm lo trả lời tin nhắn của sếp, cuống cuồng vồ lấy cái điện thoại khi nó đổ chuông, làm chúng ta mất tập trung khi lái xe, khi ăn cơm. Lâu dần nó sẽ trở thành thói quen khó bỏ và không hề tốt như ta nghĩ.

Ngược lại, “việc quan trọng” là những tác vụ mà chúng ta đã lên kế hoạch rõ ràng. Để tối ưu hóa thời gian và tập trung hơn vào những việc cần thiết, bạn nên thường xuyên đặt câu hỏi về sự lựa chọn của mình: “Đây là việc gấp hay việc cần thiết?”; đồng thời, giữ cho đầu óc thật tỉnh táo, đừng hoảng loạn vì những tin nhắn giục giã “gấp!”, “gấp!” hay những yêu cầu đột xuất của cấp trên mà đâm đầu vào những tác vụ không cần thiết.

Khi đột nhiên có một việc “từ trên trời rơi xuống” xen vào danh sách to-do-list của bạn, hãy tự hỏi bản thân rằng: “Việc này có thật sự quan trọng không?”. Nếu nó không hề quan trọng, và việc bạn không-làm-nó-ngay-bây-giờ cũng chẳng ảnh hưởng gì đến năng suất chung của mọi người, hãy học cách từ chối.

Thế việc gì thì nên được ghi vào to-do-list?

Không phải đánh răng, rửa mặt, mua quần áo, cái gì cũng liệt kê vào danh sách công việc hàng ngày đâu nhé bạn! Bạn có thể khoe to-do-list đầy những việc lặt vặt như vậy lên Facebook để sống ảo, ra vẻ mình là con người bận rộn, tuy nhiên, để làm việc một cách thật sự hiệu quả, hãy chắt lọc những việc thật sự cần thiết. Điều đó vừa làm bạn không bị rối khi nhìn một danh sách dài dằng dặc những thứ tủn mủn, vừa giúp bạn không bỏ sót bất kì công việc nào.

Khi thấy việc nào cũng quan trọng, con người ta thường có xu hướng đặt ra nhiều ưu tiên cùng một lúc. Hành động này không hề khiến năng suất cả quá trình làm việc của bạn được cải thiện. Từ từ bạn ơi, từng chút một.

Việc gì quan trọng nhất, cần ưu tiên nhất, hãy làm buổi sáng, khi bạn tràn đầy năng lượng. Nhớ là trước đó, bạn phải có một giấc ngủ sâu và ăn sáng đầy đủ.

“Sẽ có những lúc đầu óc bạn rối tung lên bởi việc gì cũng quan trọng, hãy bình tĩnh, chia chúng thành những việc nhỏ hơn rồi lại đánh dấu thứ tự ưu tiên #1, #2, #3 cho từng tác vụ”, chuyên gia Alan Henry của Lifehacker chia sẻ.

Nói thì dễ, nhưng ai chẳng có lúc cuống cuồng lên và mất bình tĩnh trước khối lượng công việc khổng lồ đổ vào đầu như nước trút. Hãy thở sâu, bình tĩnh, đặt câu hỏi: “Việc này có thật sự quan trọng không” và lặp đi lặp lại câu hỏi đó. Đừng để những việc tủn mủn làm bạn xao nhãng khỏi công việc chính.

Đừng nuôi nấng sự mất tập trung nữa

Tất cả những tác nhân của sự mất tập trung như: chuông điện thoại, tin nhắn, tiếng ồn, mạng xã hội, đồng nghiệp nói to, 5 phút check Facebook một lần, tất cả đều phá vỡ quy trình làm việc năng suất của bạn.

Đừng coi thường, bạn sẽ nghĩ: “Nghỉ tí thôi cho đỡ mệt rồi lại làm tiếp”. Tuy nhiên, mỗi lần mất tập trung như vậy khiến bạn phải bắt đầu lại từ đầu. Thời gian sống của bạn không hề ngừng trôi trong khi bạn đánh mất nó vào những việc linh tinh và phải “reset” lại não bộ để tiếp tục làm việc.

Những người thành công luôn biết cách đặt mức độ ưu tiên cho các công việc. Họ tập trung, tập trung và tập trung. Để hoàn thành nhiệm vụ, họ gần như “offline”, “mất kết nối” với tất cả những thứ gì khiến họ chậm lại.

Hãy cẩn thận với những tội phạm đánh cắp thời gian đội lốt “phục vụ công việc”. Bàn tán lâu la quá mức với đồng nghiệp, những cuộc họp vô bổ dài dòng và lặp lại triền miên, hoặc gắn mác “gấp” một cách bừa bãi với mọi công việc để thể hiện với cấp trên rằng bạn là người “làm ăn có tâm”, đây chính là những nguyên nhân khiến thời gian của bạn trôi qua một cách phí phạm.

Ngay từ thế kỷ thứ nhất, triết học gia người La Mã Seneca đã vô cùng ngạc nhiên trước sự thật rằng: quá nhiều con người nhỏ bé tự đề cao cuộc sống của mình bằng cách tỏ ra bận, cực kì bận. Người càng bận càng “có giá” hơn những người an nhàn.

Trong khi đó, những người giàu có vô cùng vẫn cứ lặng thầm hối hả với công việc, kiếm thêm nhiều của cải, ngay cả ở độ tuổi mà họ xứng đáng được nghỉ ngơi.

Trong cuốn sách của ông (dịch bởi John W.Basore), mang tên “Đời thật ngắn ngủi”, Seneca đã bật mí cho người đọc về “nghệ thuật sống”. Ông quan sát thấy rằng: “Không phải đời quá ngắn, mà chúng ta lãng phí quá nhiều. Tự chúng ta cắt bớt cuộc đời, ném nó vào những việc vô bổ”.

“Đời sẽ dài, nếu bạn biết cách sử dụng”, ông kết luận.

Hãy quản lý thời gian của mình cho thật tốt và bắt đầu phân phối nó một cách hiệu quả. Mỗi ngày hãy “review” danh sách công việc của bạn 2 lần. Hãy ghi nhớ mọi cuộc hẹn, deadlines, phân tích lượng thời gian mà bạn dành cho mỗi hoạt động đó, chúng đã được tối ưu hay chưa?

Cái gì cũng hãy đặt trước, lên kế hoạch trước và đừng nhầm “bận” với “hiệu quả”

Trước khi đi ngủ, hãy lập một kế hoạch làm việc cho ngày mai để bạn có thể điểm lại nó ngay khi đồng hồ báo thức vừa reo lên. Chú ý đến những “lỗ hổng” nơi thời gian bị rò rỉ và lãng phí. Đừng làm mình bận nữa! Bận không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với làm việc có năng suất. Bận chỉ khiến bạn tự lừa bản thân mình bằng những ý nghĩ như: “Ồ ta đây thật tháo vát, nhanh nhẹn, có ích cho đời”. Nhưng thực tế đâu phải vậy.

Nếu bạn dành chút thời gian để đo đạc và so sánh tương quan giữa thời gian bạn bỏ ra và khối lượng công việc được hoàn thành, bạn sẽ bị shock và tự đặt câu hỏi tại sao lượng giá trị mình tạo ra lại nhỏ đến thế.

Oliver Burkeman, nhà báo của BBC đã từng viết: “Khi bạn bận, bạn sẽ ẩu, ra những quyết định sai lầm và quản lí thời gian một cách cẩu thả, nhận những lời hứa bạn không thể thực hiện, gật đầu trước những yêu cầu “gấp” mà có quan trọng đâu! Cái ý nghĩ “trời ơi tôi bận chết đi mất” sẽ khiến bạn còn bận hơn nữa cơ!”

Quá nhiều người lầm tưởng bận tương đương với hiệu quả. Và cũng đừng nhốt bản thân ở trong tình trạng “phải trả lời ngay-lập-tức”.

“Đa số chúng ta không quá bận, chỉ là đang dành thời gian vào những việc chẳng cần thiết”, trích lời Angie Morgan, đồng tác giả của cuốn “Spark: Dẫn lối bạn đến thành công”. Khi ai đó nói với bạn: “Tôi bận lắm”, 90% khả năng rằng họ đang thừa nhận: “Tôi chẳng biết quản lý thời gian của mình đâu, và cũng chẳng biết cái gì cần được ưu tiên”.

Cuộc đời là hữu hạn. Chẳng việc gì phải ôm đồm tất cả mọi việc.

Một gợi ý đơn giản cho việc hệ thống hóa công việc của bạn

Như chúng tôi đã nói ở trên, trước khi đi ngủ, hãy ôn lại công việc trong ngày và đề ra to-do-list cho ngày hôm sau. Cố gắng viết ra những thứ bạn cần làm. Vẽ vời minh họa, bất kỳ cái gì có thể khiến bạn ghi nhớ và hứng thú hơn với công việc.

Áp dụng công thức “1-3-5” sau cho to-do-list mỗi ngày. Bạn sẽ cố gắng làm xong một việc lớn, 3 việc trung bình và 5 việc nhỏ. Tùy theo khối lượng công việc mà những con số này có thể được điều chỉnh.

Một danh sách các việc cần làm với thứ tự ưu tiên rõ ràng như vậy sẽ giúp bạn có một kế hoạch rõ ràng hơn và không cảm thấy “choáng” cũng như phí thời gian dằn vặt bản thân vì “cả ngày chẳng được cái tích sự gì”.
 

• Có một loại thất bại gọi là bận rộn một cách mù quáng